Art Café: egyedi vállalatirányítási rendszer 1000+ felhasználóval az Art Flow Group számára

Az ügyfél és a feladat

Az Art Flow Group Zrt. (korábban RNR Group) számára egyedi vállalatirányítási rendszert fejlesztettünk, amely a vállalat saját üzleti folyamataihoz illeszkedik — nem fordítva. A cél egyetlen rendszer volt, amelyben a partnerkezelés, a szerződések, a számlázás, a pénzügyek és a projektek nem különálló eszközökben, külön adatbázisokkal élnek, hanem egy közös, átlátható platformon.

A rendszer ma Art Café néven fut, és több mint 1000 felhasználó használja éles üzemben.

Miért egyedi rendszer, és miért nem dobozos?

A dobozos vállalatirányítási rendszerek ott működnek jól, ahol a cég folyamatai közel állnak az iparági átlaghoz. Az Art Flow Group működése azonban ettől messze van: előadóművészekkel és partnerekkel kötött megbízási szerződések, szerződésmódosítások, EKHO-s adóbevallások, költségtérítések, előlegek és levonások — olyan, jogszabályhoz kötött, egymásba kapcsolódó folyamatok, amelyeket egyetlen dobozos rendszer sem fed le.

Az egyedi fejlesztés fordított logikával indul: először a folyamatokat értjük meg, és a rendszer pontosan azt tudja, amire a cégnek szüksége van. Cserébe minden képernyő, minden mező és minden automatizmus a tényleges munkavégzést szolgálja.

Mit tud a rendszer?

A platform mára a cég teljes működését lefedi — több mint 50 összekapcsolt adatmodellel:

Szerződéskezelés. Megbízási szerződések, szerződésmódosítások, keretszerződések és sablonok — a szerződés életciklusa a létrehozástól az aláíráson át a módosításokig egy helyen követhető.

Számlázás és pénzügyek. Automatizált számlakiállítás Számlázz.hu-integrációval, pénzügyi tranzakciók, egyenlegek, kintlévőségek és ügyfélszámla-aktivitás valós idejű követése. A számlázási adatgyűjtéstől a kifizetésig zárt a folyamat.

EKHO-bevallás és bérszámfejtési adatok. A művészvilágban jellemző EKHO-s elszámolások, bérek, előlegek, levonások és költségtérítések kezelése — a jogszabályi logika a rendszerbe építve.

Partnerek, ügyek, projektek, CRM. A teljes partner- és ügyfélkör, a hozzájuk tartozó ügyek és projektek összekapcsolva, jogosultságkezeléssel és feladatkövetéssel.

Dokumentumkezelés. Központi iratnyilvántartás és fájlkezelés, Google Drive-alapú tárolással.

A technológia

A rendszer modern, típusbiztos alapokon fut: Next.js + TypeScript, tRPC API-réteg, Prisma ORM, React Query és MUI a felületen, Clerk authentikáció, ütemezett háttérfolyamatok és e-mail-integráció. A Számlázz.hu-integrációhoz saját, nyílt forráskódú TypeScript-klienst fejlesztettünk.

Hogyan dolgozunk?

Az ötlettől az éles üzemig kísérjük a projektet: közös folyamatfeltérképezés, iteratív fejlesztés rendszeres bemutatókkal, majd élesítés és azt követő üzemeltetés. A rendszer élesítés után sem állt meg: folyamatosan bővül új modulokkal és finomításokkal — a visszajelzés nem jegykezelő rendszerekben öregszik, hanem beépül a következő iterációba.

Az eredmény

Az Art Café ma 1000+ felhasználóval, éles üzemben fut: a szerződéskötéstől az EKHO-bevalláson át a számlázásig egyetlen, a cég folyamataira szabott rendszerben zajlik a munka. És — ahogy minden általunk szállított szoftvernél — a működtetésében is partnerek maradtunk: azt szállítjuk, amit ígérünk, és utána üzemeltetjük is.

Hasonló rendszerre van szüksége?

További esettanulmányok